Tips & Tricks

Voor een succesvolle deelname

Haal alles uit je deelname!

Bij een deelname komt er veel op je af. Voorafgaand moet je een aantal zaken voorbereiden en je klanten uitnodigen. Tijdens het event wil je zoveel mogelijk uit je event deelname halen. En na afloop van het event wil je de bezoekers die je hebt gesproken natuurlijk een zo goed mogelijke opvolging geven. Kortom, er komt veel op je af. Op deze pagina is alles voor je op een rij gezet. Helemaal onderaan de pagina vind je ook nog een checklist en een overzicht van belangrijke deadlines.

1. Wat maakt je uniek?

Wat maakt jouw bedrijf uniek? Wat maakt jouw product anders en innovatiever dan die van jouw concurrenten? En waarom moeten potentiële klanten voor jou kiezen?

2. Wat zit er in mijn EasyGo marketingpakket?

Een onderdeel van jouw deelname aan een Easyfairs event is het EasyGo pakket. Dit pakket helpt je in contact te komen met méér potentiële klanten. Door middel van digitale marketing technologieën zoals My Easyfairs, de Smart Badge reader en de Visit Connect web applicatie maken we jouw event nog makkelijker. 

Er zijn drie verschillende pakketten: EasyGo Leads, EasyGo Plus & EasyGo Premium. Ben je vergeten welke je hebt afgesloten?
Kijk dan in jouw deelnamebevestiging in jouw mail of login op My Easyfairs en bekijk jouw pakket onder jouw deelname.

Welk pakket je ook hebt, EasyGo maakt het genereren en opvolgen van leads makkelijker. Hier vind  je een overzicht van alle onderdelen. Voor het upgraden van jouw pakket kun je naar My Easyfairs, beheer stand en dan bovenin naar ‘View Packages’. Vraag hier een offerte aan of neem contact op met jouw sales contactpersoon.

3. Hoe laat ik mijn stand er aantrekkelijk uitzien?

Er komt veel kijken bij het voorbereiden van jouw stand. Daarom hebben wij het je een stuk makkelijker gemaakt en vind je hier een overzicht van de belangrijkste punten en deadlines. Bekijk daarnaast het deelnemershandboek voor meer details en bekijk de video voor meer tips & tricks.

4. Zo val je op

In deze video hebben we het over de ervaring die je de bezoekers van jouw beursstand wilt geven. Je hebt in het verleden vast ook weleens beurzen bezocht. En je zult zich waarschijnlijk herinneren: er zijn altijd een paar beursstands die meer in het oog springen dan andere. 

5. Het stand personeel

Na het aantrekkelijk maken van jouw stand, hebben we het in deze video over een andere belangrijk onderdeel: jouw stand personeel. 

6. Hoe duurzaam kun je jouw stand maken?

Welke maatregelen kun je nemen om jouw ecologicshe voetafdruk tijdens het evenement te beperken?

7. Zo promoot je jouw deelname

Het promoten van jouw deelname én organisatie is simpel. De video hier rechts legt het allemaal precies stap voor stap voor je uit. 

Deelname aan deze service is gemakkelijk. Je uploadt de relatielijst (max. 2.000 adressen) in onze beveiligde omgeving in My Easyfairs en dan zorgen wij voor een professionele en persoonlijke uitnodiging met jouw bedrijfsnaam erop.

Zodra je bent ingelogd in My Easyfairs kun je jouw bedrijfsinformatie invullen als je dat nog niet had gedaan. Als dat allemaal is ingevuld kom je op de pagina terecht waarbij je een overzicht krijgt van alle mogelijkheden om jouw profiel aan te vullen. Je  kunt hier producten, innovaties, nieuwsitems en vacatures toevoegen.
Wij hebben voor je kant en klaar marketingmateriaal (rond het moment dat de registratieportal live gaat) dat je zo kunt downloaden in My Easyfairs. Je kunt dit marketingmateriaal 1-op-1 gebruiken in bijvoorbeeld een nieuwsbrief, sociale media of mailing.

8. Tijd om leads op te volgen

Na het evenement is het tijd om contact op te nemen met alle mensen die meer wilden weten over jouw bedrijf en producten.

9. Zorg voor meer zichtbaarheid door jouw bedrijfsprofiel te optimaliseren

Jouw deelname begint al voor het event gestart is. Vul jouw profiel op My Easyfairs helemaal in om bezoekers alvast de mogelijkheid te geven om kennis te maken met jouw bedrijf.

Vul als eerste stap alle basisinformatie van jouw bedrijf in. Schrijf daarnaast ook een stukje tekst over wat de bezoeker van jou als exposant kan verwachten. Bij een EasyGo Plus of Premium pakket heb je ook de mogelijkheid om jouw logo te uploaden. Als laatste stap vergeet niet om de bedrijfscategorie toe te voegen.
Je kunt jouw eigen profiel gemakkelijk bekijken via onze website. Via deelnemers vind je op alfabetische volgorde jouw eigen profiel en hoe deze eruit ziet.

10. Verwelkom meer bezoekers in jouw stand door het gebruik van de Uitnodigingsservice

Zonder visitekaartjes en alles in een digitaal overzicht! Easyfairs heeft de Smart Badge reader en Visit Connect speciaal ontwikkeld om op een duurzame en efficiënte manier leads vast te leggen tijdens een event. 

Wij bieden 2 digitale mogelijkheden aan om bezoekersinformatie direct vast te leggen. De Smart Badge reader en Visit Connect zijn ontwerpen om op een gemakkelijke manier informatie van bezoekers vast te leggen.
Easygo is een servicepakket gebaseerd op de laatste ontwikkelingen binnen de digitale marketingtechnologie. Het maakt deel uit van het standaardaanbod van Easyfairs, maar je kunt een van de drie pakketten kiezen dat het beste bij jouw doelstellingen past. Visit Connect is online omgeving die je kunt openen op je smartphone of tablet. Met Visit Connect verzamel je gemakkelijk informatie van bezoekers op jouw stand. Door middel van het scannen van de bezoekersbadge met de tool, ontvang je alle gegevens die je nodig hebt voor leadopvolging.
  1. Weet ik hoeveel Smart Badge readers er in mijn pakket zitten?
  2. Heb ik mijn Smart Badge reader opvallend op de stand geplaatst?
  3. Heb ik mijn medewerkers ingelegd over de werking van de reader?
  4. Hebben mijn medewerkers de internetpagina van Visit Connect openstaan?
  5. Hebben mijn medewerkers voor Visit Connect allemaal een eigen profiel?
  6. Bij vragen staat onze afdeling Exhibitor Activation voor je klaar

11. Verhoog het aantal leads door maximaal gebruik te maken van de Smart Badge technologie

Tijdens het event heb je digitaal leads verzameld met de Smart Badge reader en Visit Connect. Die wil je natuurlijk graag opvolgen. In deze video laten we je daarom zien hoe je gemakkelijk jouw leads ontvangt, download en opvolgt.

Tijdens de afbouw komt ons team de paal met jouw Smart Badge reader bij jou ophalen. Na inname gaan gaan ze de reader inlezen en voor jouw de leadlijst online klaarzetten.

12. Kwalificeer jouw leads met Visit Connect

De leads vanuit Visit Connect zijn direct voor je zichtbaar in de Visit Connect Webbrowser.
De leads vanuit de Smart Badge reader krijg je pas na het event als de reader is ingeleverd.
Je krijgt dan vanuit ons een mail waarin je jouw leads kunt downloaden in de My Easyfairs omgeving. 

13. Waarom heb je twee lead generatietools nodig?

Het gebruik van de Smart Badge reader wordt door de bezoeker geïnitieerd. De bezoeker beslist namelijk of hij wel of niet zijn Smart Badge tegen de lezer aanhoudt. Visit Connect wordt door de exposant geïnitieerd. Tijdens een gesprek kun je bepalen of de bezoeker een potentiele klant kan zijn. Je kunt dan de Smart Badge met Visit Connect scannen. 

14. Checklist en belangrijke deadlines

Checklist

Zorg ervoor dat je de juiste bedrijfsnaam hebt doorgevoerd en dat je al jouw standbemanning hebt aangemeld.
Zorg ervoor dat al jouw printwerk bij ons is aangeleverd en dat je jouw standplattegrond hebt aangeleverd voor elektriciteit etc.
Zorg ervoor dat je jouw standontwerp hebt aangeleverd bij onze afdeling Event Services ter goedkeuring. Daarnaast willen wij ook graag weten of je opslag of heftrucks nodig heeft.
Zorg ervoor dat je alles omtrent meubilair hebt geregeld en hebt doorgegeven aan ons.
Er zijn verschillende mogelijkheden voor jouw stand. Wij kunnen je helpen met het verzorgen hiervan en anders ontvangen wij graag informatie (het ontwerp) over de stand. Dit kun je sturen naar onze afdeling Event Services.
Heb je nagedacht over de invulling van jouw stand? Of heb je al nagedacht over waar je de Smart Badge reader wilt gaan plaatsen?
Heb je alle praktische informatie doorgenomen en goed voorbereid? Zo niet, dan kun je deze nogmaals lezen bij praktische informatie voor exposanten.

Belangrijke deadlines

Uitnodigingsservice
20 november 2023
My Easyfairs profiel ingevuld
8 december 2023
Aanleveren printwerk
8 december 2023
Doorgeven voorkeur meubilair
1 juli 2023
Aanleveren standontwerp bij Event Services (eventservices@easyfairs.com)
8 december 2023
Aanleveren standplattegrond bij Event Services (eventservices@easyfairs.com)
8 december 2023
Afloop vroegboektarief webshop
15 december 2023
Sluiting webshop
3 januari 2024 17:00
Registreren standbemanning
8 januari 2024
Aanvraag opslag en transport
8 januari 2024
Scroll naar top